Dieser Beitrag zeigt dir, wie du dein Team strukturiert in extro einführst.
Die strategischen Grundlagen zum Systemwechsel findest du in der Change-Serie unter «Systemwechsel & Einführung».
1. Kick-off klar und kompakt durchführen
Führe vor dem Start ein kurzes Team-Meeting durch.
Empfohlene Dauer: 15–30 Minuten
Ziel:
Startdatum definieren
Erwartung klären
Vorgehen transparent machen
Nicht diskutieren, ob gewechselt wird.
Der Entscheid steht.
Struktur für das Kick-off
Ausgangslage benennen
handgeschriebene Rapporte
doppelte Erfassung
fehlende Stunden
Medienbruch zwischen Baustelle und Büro
Zielbild formulieren
digitale, zentrale Erfassung
weniger Rückfragen
transparente Projektzeiten
Vorgehen erklären
Pilotphase
klarer Rollout-Termin
feste Ansprechperson
2. Einführungsvideo verbindlich machen
Sobald Mitarbeitende eingeladen werden, erhalten sie automatisch eine E-Mail mit einem Einführungsvideo.
Vorgehen:
Kommuniziere klar, dass das Video Teil des Starts ist.
Definiere eine Frist.
Plane bei Bedarf eine kurze Fragerunde ein.
Ein Login ersetzt kein Onboarding.
3. Pilotteam festlegen
Starte nicht mit dem gesamten Betrieb.
Empfehlung:
eine Person aus dem Backoffice
ein Monteur aus dem Aussendienst
Das Pilotteam:
testet reale Aufträge
dokumentiert Fragen
gibt strukturiertes Feedback
Dauer: 1–2 Wochen.
Danach Rollout.
4. Rollen und Verantwortlichkeiten definieren
Vor dem breiten Start klären:
Wer ist Systemverantwortlicher?
Wer entscheidet bei Prozessfragen?
Wer sammelt Feedback?
Wer kommuniziert Anpassungen?
Ohne klare Zuständigkeit entsteht Unsicherheit.
5. Klare Spielregeln für die Nutzung
Definiere verbindlich:
Wann werden Zeiten erfasst?
Wann werden Rapporte abgeschlossen?
Wie werden Korrekturen gehandhabt?
Welche Felder sind Pflicht?
Ein System ist nur so gut wie seine Standards.
6. Erste Erfolge sichtbar machen
Nach der ersten Woche:
Kurzer Team-Check:
Was lief einfacher?
Wo sparen wir Zeit?
Welche Rückfragen sind weggefallen?
Typische erste Verbesserungen:
Zeiterfassung direkt vor Ort
Vollständigere Projektinformationen
Intuitive Handhabung
Diese Erfolge aktiv benennen.
Akzeptanz entsteht durch sichtbaren Nutzen.
7. Alte Prozesse konsequent beenden
Der häufigste Fehler:
Parallel weiterarbeiten.
Wenn Papier-Rapporte oder alte Tools parallel laufen, verzögert sich die Umstellung massiv.
Definiere einen klaren Cut-over-Termin.
Ab diesem Datum gilt extro als Standard.
Fazit
Ein erfolgreiches Team-Onboarding ist:
klar strukturiert
zeitlich definiert
konsequent geführt
nicht überladen
Je sauberer der Start, desto schneller zeigt extro seine Wirkung im Alltag.