Unter Einstellungen steht neu der Menüpunkt Projekt-Kalkulation zur Verfügung. Unternehmen können dort jährliche Berechnungsparameter definieren, welche für die Projekt-Kalkulation und die Kostenkalkulation verwendet werden.
Die Einstellungen werden kalenderjahrbezogen versioniert und bilden die Grundlage für die Berechnung von:
Herstellkosten (Arbeitskosten)
Sollerlös
Materialkosten
Projekt-Deckungsbeiträgen
Jährliche Konfiguration
Die Einstellungen für die Projekt-Kalkulation werden für jedes Kalenderjahr separat verwaltet.
Über die Jahresauswahl kann jederzeit eine neue Jahreskonfiguration erstellt werden.
Existiert bis zum 31. Dezember noch keine Konfiguration für das kommende Kalenderjahr, erstellt extro am 1. Januar automatisch eine neue Version, indem sämtliche Einstellungen des Vorjahres übernommen werden. Dadurch ist sichergestellt, dass die Projektkostenberechnung ohne Unterbruch weitergeführt werden kann und die Werte bei Bedarf für das neue Jahr angepasst werden können.
Risiko und Gewinn
Jede Jahreskonfiguration enthält einen Prozentsatz für Risiko und Gewinn.
Dieser Prozentsatz wird global auf folgende Berechnungen angewendet:
Arbeitskosten (Stunden)
Materialkosten
und fliesst in die Berechnung des Sollerlöses ein.
Die genaue Berechnungslogik ist in der beiliegenden Berechnungsspezifikation (siehe Excel-Sheet unten) definiert.
Stunden
Im Register Stunden können Mitarbeiterkategorien und Mitarbeitercodes definiert werden.
Mitarbeiterkategorien
Jede Kategorie enthält:
Bezeichnung der Kategorie
Durchschnittlicher Stundensatz (optional für Budget Berechungen)
Der durchschnittliche Stundensatz bildet die Grundlage für die Stundenkosten aller Mitarbeitenden, welche dieser Kategorie zugeordnet sind.
Beispiele:
Lernender
Monteur
Projektleiter
Mitarbeitercodes
Innerhalb jeder Mitarbeiterkategorie können ein oder mehrere Mitarbeitercodes erstellt werden.
Jeder Mitarbeitercode definiert die Kostenzuschläge, welche für Mitarbeitende mit diesem Code angewendet werden.
Ein Mitarbeitercode enthält:
PZK (Personalkostenzuschlag)
ÜGK (Zusatzgemeinkosten)
Hilfsmaterial pro Stunde (CHF) (wird auf Auswertungen für Materialkosten berechnet)
VVGK (Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten)
Diese Werte werden zusammen mit dem globalen Prozentsatz für Risiko und Gewinn verwendet, um gemäss dem Projekt-Kalkulations-Berechnungsmodell folgende Werte zu berechnen:
Herstellungskosten (Arbeitskosten/Stunden)
Sollerlös
Die detaillierten Berechnungsformeln sind in der beiliegenden Berechnungsspezifikation beschrieben.
Standardkategorien und Zuschläge
Die Einstellungen für die Projektkontrolle sind mit Standard-Mitarbeiterkategorien und Mitarbeiter-Codes sowie Materialkategorien vorausgefüllt. Darin enthalten sind die aktuell empfohlenen branchenüblichen Zuschläge (31.07.2026). Diese Werte dienen als Ausgangspunkt und können an die Kalkulationsanforderungen deines Unternehmens angepasst werden.
Bitte beachte: Sobald die Standardwerte geändert und gespeichert wurden, können sie nicht automatisch auf ihre ursprünglichen Werte zurückgesetzt werden.
Zuweisung zu Mitarbeitenden
Mitarbeitercodes können in der Benutzerverwaltung einzelnen Mitarbeitenden zugewiesen werden.
Erfasst ein Mitarbeitender Projektstunden:
wird der für das Arbeitsdatum gültige Mitarbeitercode ermittelt,
werden die entsprechenden Zuschlagswerte gemeinsam mit der Zeiterfassung gespeichert,
werden diese gespeicherten Werte für sämtliche nachfolgenden Projekt-Kalkulations-Berechnungen verwendet.
Dadurch bleiben historische Projektberechnungen korrekt, auch wenn sich Stundensätze oder Zuschläge später ändern.
Gültigkeitsdatum
Jede Zuweisung eines Mitarbeitercodes erfordert ein Startdatum.
Dadurch können beispielsweise folgende Änderungen innerhalb eines Kalenderjahres berücksichtigt werden:
Beförderungen
Funktionswechsel
Lohnanpassungen
Änderungen der Zuschläge
Wechselt ein Mitarbeitender während des Jahres seine Funktion, kann ein neuer Mitarbeitercode mit einem entsprechenden Startdatum zugewiesen werden.
Für die Berechnung wird immer der Mitarbeitercode verwendet, der am Datum der geleisteten Arbeit gültig war – nicht das Datum, an dem die Zeiterfassung erfasst wurde.
Beispiel
Ein Mitarbeitender arbeitet:
bis 15. März als Lernender
ab 1. Juli als Monteur
Projektstunden vor dem 1. Juli werden weiterhin mit den Zuschlägen des Lernenden berechnet, während Stunden ab dem 1. Juli mit den Zuschlägen des Monteurs berechnet werden.
Jährliche Anpassung der Ansätze
Wenn für ein neues Kalenderjahr neue Ansätze für die Projektkontrolle gelten:
wird eine neue jährliche Konfiguration für die Projektkontrolle erstellt.
werden aktualisierte Mitarbeitenden-Codes für das neue Jahr erstellt.
werden die am 01.01. in der automatischen Jahreskonfiguration erstellten Codes automatisch den entsprechenden Mitarbeitenden mit dem Gültigkeitsdatum 01.01. zugewiesen (ab extro Version 3.10). Dadurch können die Codes zentral aktualisiert und auf alle entsprechenden Mitarbeitenden angewendet werden.
Historische Projektberechnungen verwenden weiterhin die Konfiguration, die zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gültig war.
Material
Im Register Material können Materialkategorien definiert werden, welche für die Projekt-Kalkulations-Berechnungen verwendet werden.
Jede Materialkategorie repräsentiert eine Materialart und enthält die Zuschlagswerte, welche für die Berechnung der Materialkosten und des Sollerlöses verwendet werden.
Eine Materialkategorie besteht aus:
Bezeichnung der Materialkategorie
MGK (Materialgemeinkosten)
VVGK (Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten)
Xpandit-Schlüsselcode
Die Zuschlagswerte sollten den entsprechenden Materialzuschlägen in Xpandit entsprechen, damit die Berechnungen in beiden Systemen konsistent sind.
Die aus den erfassten Projektstunden berechneten Hilfsmaterialkosten werden in der Projektübersicht im Material-KPI-Diagramm immer der Materialkategorie «HM (Hilfsmaterial)» zugeordnet und dort ausgewiesen.
Xpandit-Materialsynchronisation
Importierte Materialwerte aus Xpandit werden der entsprechenden Materialkategorie in extro zugeordnet.
Bei den Berechnungen der Projektkontrolle:
werden die aus Xpandit importierten Materialwerte anhand des Namens der Materialkategorie zugeordnet.
werden die importierten Material-Netto-Kosten der korrekten Materialkategorie zugewiesen.
werden die in extro konfigurierten MGK- und VVGK-Zuschläge bei der Projektberechnung berücksichtigt.
werden auch die globalen Werte für Risiko & Gewinn aus extro in die Berechnung einbezogen.
Diese Zuordnung stellt sicher, dass die Materialkosten in der Projektkontrolle korrekt dargestellt und berechnet werden.